Projeto Work & Life – Informações de proteção de dados
Agradecemos o teu interesse e vontade em participar no projeto Work & Life do Lidl & Cia.
A tua participação neste projeto é fundamental para obtermos feedback sobre o estado atual da gestão e progressão de carreira no Lidl & Cia. Este inquérito tem como foco principal a avaliação da empresa pelos colaboradores, em aspetos como igualdade de género e conciliação com a vida familiar, cultura empresarial e perspetivas de permanência.
1. Responsável pelo tratamento de dados, nos termos do art. 4.º, n.º 7 do RGPD
A seleção dos participantes e a decisão sobre as questões que integram a entrevista são de responsabilidade conjunta entre Lidl e o prestador de serviços externo. O prestador de serviços é responsável independente pelo tratamento de dados, a partir do momento de realização das entrevistas. A Lidl não tem acesso aos dados. Assim, os responsáveis pelo tratamento de dados, nos termos do artigo 4.º, n.º 7 do RGPD são:
Seleção dos participantes, decisão sobre as questões da entrevista:
Lidl Portugal
Rua Pé de Mouro, N.º 18, Linhó,
2714-510 Sintra, Portugal
Dados de contacto: engagement@lidl.pt
em conjunto com
femfertility GmbH
Im Ort 17a
27299 Langwedel, Alemanha
gdpr@wearepeaches.com (doravante Peaches)
Realização das entrevistas e elaboração do relatório de resultados:
Peaches (ver dados de contacto acima)
2. Finalidades e fundamentos jurídicos do tratamento de dados
Fase preparatória e processo de convite
A Lidl PT e a Peaches são conjuntamente responsáveis pelo processo de convite dos participantes. Antes das entrevistas, são definidos os fatores que determinam quais as pessoas que devem potencialmente participar no projeto, para que estas sejam convidadas para as entrevistas.
A seleção baseia-se numa combinação de critérios objetivos (p.ex., função, categoria profissional, local de trabalho, antiguidade) e critérios específicos da fase da vida (p.ex., responsabilidades de prestação de assistência/cuidados, modelo de horário de trabalho). É dada a possibilidade de te candidatares voluntariamente, através de formulário disponível na intranet. Se decidires participar nas entrevistas, a tua participação é organizada nas fases seguintes do projeto. Neste contexto, são realizadas amostragens aleatórias, sendo abordada uma seleção específica de pessoas.
De seguida, a Lidl envia os convites e informações de participação, bem como os links necessários para o software de agendamento do parceiro Peaches. Os convites são enviados para os endereços de e-mail profissionais ou, se necessário, através do Gestor de Confiança. Além disso, receberás o pedido de consentimento para a realização das entrevistas, por parte da Peaches. Com a inscrição para uma entrevista através do software de agendamento, os teus dados de contacto serão transmitidos à Peaches, para efeitos de realização e condução das entrevistas. Para a realização das entrevistas, será necessário assinar a declaração de consentimento para o tratamento de dados no âmbito deste e enviá-la, por e-mail, para a Peaches. O fundamento jurídico para o tratamento de dados é o interesse legítimo em otimizar a cultura empresarial e permitir que os colaboradores participem no inquérito de forma eficiente (artigo 6.º, n.º 1, alínea f) do RGPD).
Realização das entrevistas
A Peaches é responsável pela realização das entrevistas. A Lidl não recebe, em momento algum, informações pessoais (por exemplo, conteúdo das entrevistas, não participação ou interrupção da entrevista) por parte da Peaches, mas apenas um relatório de resultados agregados, que não permite retirar conclusões sobre pessoas concretas.
Durante a entrevista, um interlocutor da Peaches, eventualmente acompanhado por um intérprete, irá percorrer as questões contigo. Serão abordadas questões relativas à tua relação de trabalho, bem como perguntas específicas sobre as tuas experiências em diversas etapas da vida e as vivências após o teu regresso ao trabalho, especialmente após ausências por motivos familiares. Além disso, serão feitas perguntas sobre a tua perspetiva da conciliação entre vida profissional e pessoal (work-life balance), bem como sobre o desenvolvimento da carreira na Lidl. Por último, será solicitada a tua avaliação sobre a cultura empresarial e o ambiente de trabalho, bem como sobre os benefícios e as tuas perspetivas de permanência na Lidl. As notas da entrevista não serão registadas de forma pessoal, mas antes de forma genérica, de modo a que, posteriormente, não seja possível à Peaches fazer uma atribuição direta à tua pessoa.
O fundamento jurídico para a realização das entrevistas é o teu consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a) do RGPD), concedido no momento da tua inscrição no software de agendamento da Peaches ou através da declaração de consentimento assinada para o tratamento de dados no âmbito do projeto. Caso partilhes connosco dados de saúde ou outras categorias especiais de dados pessoais, é aplicável o artigo 9.º, n.º 2, alínea a) do RGPD. Para informações adicionais, consulta a declaração de consentimento. A participação no inquérito de feedback é voluntária. Podes, a qualquer momento, recusar o pedido de entrevista ou não responder a perguntas específicas durante a entrevista. A não participação, a falta de resposta a perguntas e também a interrupção da entrevista não têm qualquer impacto na tua relação laboral.
Tens a possibilidade de retirar o teu consentimento a qualquer momento, com efeitos para o futuro. Para tal, entra em contacto com gdpr@wearepeaches.com.
Avaliações
A avaliação dos resultados é realizada pela Peaches. Após o término do período de feedback, a Peaches irá elaborar um relatório com os resultados. Para garantir o anonimato dos participantes, as avaliações só são exibidas a partir de sete ou mais respostas recebidas. Em nenhum momento, a Lidl recebe informações pessoais concretas por parte da Peaches. Os resultados do inquérito são compilados em relatórios agregados e anónimos, que são transmitidos à Administração da Lidl & Cia. e à Lidl Stiftung, bem como a outras empresas do Grupo, se necessário. Serão elaborados relatórios a nível de divisão (Lidl no seu conjunto) e a nível nacional. Esta iniciativa dá-nos uma visão interna e anónima de como a Lidl é vista enquanto empregador que apoia as mulheres e as famílias, servindo como um indicador importante.
3. Destinatários dos dados
Como prestador de serviços externo, a Peaches (ver dados de contacto acima) tem acesso a dados pessoais e processados. Se necessário, a Peaches também recorre a intérpretes independentes para poder comunicar contigo no teu idioma nacional. Adicionalmente, podem ser utilizados outros subcontratantes, no âmbito do fornecimento de software de IT. No caso da Lidl, trata-se da Schwarz IT KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm, Alemanha. Foram celebrados contratos com os subcontratantes, em conformidade com o artigo 28.º do RGPD.
A Peaches recorre, se necessário, a outros prestadores de serviços, relativamente aos quais não é possível excluir o acesso aos dados a partir de países fora do Espaço Económico Europeu (EEE), em particular dos Estados Unidos da América. Entre estes fornecedores encontram-se, por exemplo, SimplyBook.me Ltd (Chipre/UE), Calendly, LLC (EUA), Microsoft Corporation, Ltd (EUA), Zoom Video Communications, Inc. (EUA) e Google LLC (EUA). Nestes países, o nível de proteção de dados pode ser inferior ao do EEE, pelo que não se pode excluir o acesso por parte das autoridades de segurança e o exercício dos direitos de titulares de dados pode ser dificultado. A Peaches garante, por isso, um nível adequado de proteção de dados no país terceiro em questão através de medidas contratuais adequadas, em particular através da celebração de cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia.
4. Prazo de conservação
Os dados pessoais utilizados para a preparação e convite dos destinatários do feedback permanecem armazenados no sistema até 3 meses após o término do projeto. Os resultados em bruto da tua entrevista, recolhidos sem referências pessoais, permanecem armazenados na Peaches por 3 meses após o término do projeto, sendo, de seguida, eliminados. As declarações de consentimento são mantidas pela Peaches por 3 anos após a participação, a fim de garantir o cumprimento do princípio da responsabilidade. O acesso pela Lidl não é possível durante esse período. Se o participante retirar um consentimento previamente concedido, os dados pessoais serão eliminados em conformidade.
5. Os teus direitos como titular de dados
Os colaboradores participantes não estão, nem legal, nem contratualmente obrigados a fornecer os dados objeto de tratamento, nem estes são necessários para a celebração de um contrato. A participação no inquérito é voluntária para todos os participantes.
Nos termos do artigo 15.º, n.º 1, do RGPD, tens o direito de obter, mediante pedido, informações gratuitas sobre os dados pessoais armazenados que te digam respeito. Adicionalmente, se estiverem reunidos os requisitos legais, tens o direito de retificação (artigo 16.º do RGPD), apagamento (artigo 17.º do RGPD) e limitação do tratamento (artigo 18.º do RGPD) dos teus dados pessoais, bem como o direito à portabilidade dos dados (artigo 20.º do RGPD). Na medida em que o tratamento de dados se baseia no artigo 6.º, n.º 1, alínea f) do RGPD, tens o direito de oposição, de acordo com o artigo 21.º do RGPD. Na medida em que o tratamento de dados se baseia no teu consentimento nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea a) do RGPD, podes retirar esse consentimento, a qualquer momento, com efeitos para o futuro, sem que a revogação afete a legalidade do tratamento anterior. Nos casos acima mencionados e em caso de dúvidas ou reclamações, contacta-nos por carta ou por e-mail, através dos dados de contacto indicados abaixo.
Além disso, tens o direito de apresentar uma reclamação junto de uma autoridade de controlo de proteção de dados. Para as pessoas residentes na UE/EEE, a autoridade de proteção de dados competente é a autoridade de controlo do Estado-Membro em que resides ou a autoridade de controlo do estado federado alemão em que o responsável pelo tratamento tem a sua sede.
Para mais questões sobre o tratamento dos teus dados e o exercício dos teus direitos como titular de dados, podes contactar o seguinte endereço:gdpr@wearepeaches.com ou protecaodados@lidl.pt.
6. Responsabilidade conjunta Informações adicionais sobre o artigo 26.º do RGPD:
Uma vez que a Lidl e a Peaches são as entidades responsáveis pelo processo e o executam em conjunto, são conjuntamente responsáveis pela proteção dos teus dados pessoais (artigo 26.º do RGPD).
No âmbito da sua responsabilidade conjunta, as empresas mencionadas acordaram entre si quem é responsável pelo cumprimento das diferentes obrigações resultantes do RGPD. Isto diz respeito, em particular, ao cumprimento dos direitos dos titulares e das obrigações de informação, nos termos dos artigos 13.º e 14.º do RGPD.
As obrigações são, em princípio, cumpridas de igual forma, por ambas as empresas. No entanto, a partir do momento em que as entrevistas são realizadas, a Lidl deixa de ser responsável e a Peaches assume a responsabilidade exclusiva.
Ambas disponibilizam aos titulares de dados as informações necessárias, nos termos dos artigos 13.º e 14.º do RGPD, de forma precisa, transparente, compreensível e facilmente acessível, numa linguagem clara e simples, sem quaisquer custos.
As empresas envolvidas informam-se mutuamente e sem demora sobre as posições jurídicas invocadas pelos titulares de dados. Ambas as empresas disponibilizam reciprocamente todas as informações necessárias para responder aos pedidos de informação.