Privacyverklaring voor “Career Readiness Assessment”
We zijn blij dat je wil deelnemen aan een interview in het kader van het Career Readiness Assessment Project.
Jouw deelname helpt ons feedback te krijgen over de Career Readiness status quo binnen Lidl Belgium. Aan de hand van het interview bevragen we de medewerkers over de vrouw- en gezinsvriendelijkheid, de bedrijfscultuur en de vooruitzichten om bij het bedrijf te blijven werken.
- De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4 lid 7 AVG.
De selectie van de deelnemers en de beslissing over de interviewvragen zijn een gedeelde verantwoordelijkheid. Voor de verwerking nadat de interviews uitgevoerd werden, is de dienstverlener Peaches (femfertility GmbH) alleen verantwoordelijk. Lidl heeft geen toegang tot deze gegevens. De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking in de zin van artikel 4, punt 7 van de AVG zijn:
Deelnemers selecteren, beslissen over interviewvragen
Lidl Belgium GmbH & Co. KG
Guldensporenpark 90/J
9820 MERELBEKE
Belgium
samen met
femfertility GmbH
Im Ort 17a
D-27299 Langwedel
(hierna Peaches)
Het interview afnemen en het resultatenrapport opstellen
Peaches (femfertility GmbH) (zie hierboven voor contactgegevens)
- Doeleinden en wettelijke basis van de verwerking
Voorbereidingsfase en uitnodigingsproces
Lidl Belgium GmbH & Co. KG en Peaches (femfertility GmbH) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van het uitnodigingsproces. Voorafgaand aan de interviews worden criteria vastgelegd om te bepalen welke personen aan het interview kunnen deelnemen en voor de interviews uitgenodigd kunnen worden. De selectie gebeurt op basis van een combinatie van objectieve criteria (bv. functieniveau, locatie, anciënniteit) en criteria m.b.t. specifieke levensfasen (bv. zorgtaken, werktijden). Kandidaten kunnen zich vrijwillig aanmelden via het gedeelde Google Form. Lidl Belgium GmbH & Co. KG is verantwoordelijk voor de verwerking van deze Google Form gegevens; de toestemming hiervoor is reeds gegeven bij de aanmelding voor het onderzoek en deze verwerking is hiermee out of scope van de privacyverwerking door Peaches. Daarnaast kunnen geschikte profielen (op basis van de criteria in de Google Forms) rechtstreeks benaderd worden door de regionale (RWC) of nationale (projectleider) verantwoordelijke. Let op: aanmelding biedt geen garantie op deelname; de definitieve selectie vindt plaats op basis van de selectiematrix. Dit project wordt georganiseerd door Lidl Belgium GmbH & Co. KG in samenwerking met Peaches (femfertility GmbH).
Indien de medewerker geselecteerd wordt voor een interview, neemt de regionale welzijnscoördinator of nationale projectleider contact met de medewerker op (telefonisch of per e-mail) om het gesprek in te plannen. Medewerkers met een Lidl e-mailadres ontvangen een digitale uitnodiging rechtstreeks in hun agenda; voor medewerkers zonder zakelijk e-mailadres wordt de uitnodiging en toegang via een speciaal voorziene computer op locatie geregeld. Bij de aanmelding via het Google Form bevestigt de medewerker reeds expliciet de privacyverklaring, waardoor de verwerking van persoonsgegevens conform de GDPR-wetgeving is gewaarborgd. De contactgegevens van de medewerker (naam en e-mailadres – indien van toepassing) worden vervolgens gedeeld met onze externe partner Peaches(femfertility GmbH), die de onafhankelijke en vertrouwelijke interviews in de eigen moedertaal zal afnemen.
Wettelijke basis voor de gegevensverwerking is het gerechtvaardigde belang om de bedrijfscultuur te verbeteren en het mogelijk te maken voor de medewerkers om efficiënt aan de feedback deel te nemen (art. 6 lid 1 zin 1 letter f van de AVG).
Interviews afnemen
Peaches (femfertility GmbH) is verantwoordelijk voor het afnemen van het interview. Lidl ontvangt op geen enkel moment persoonsgegevens (bv. inhoud van het gesprek, niet-deelname of onderbreking van het gesprek) van Peaches (femfertility GmbH), maar enkel een geaggregeerd resultatenrapport waaruit geen conclusies over individuele personen getrokken kunnen worden.
Hier is de herschreven tekst waarin alle persoonlijke voornaamwoorden zijn vervangen door een neutrale formulering gericht op ‚de medewerker‘.
Tijdens het interview zal een contactpersoon van Peaches (femfertility GmbH), eventueel samen met een tolk, de vragen met de medewerker overlopen. Er worden vragen gesteld over de arbeidsovereenkomst, alsook concrete vragen over ervaringen in verschillende levensfasen en ervaringen na terugkeer na familiegerelateerde afwezigheden. Daarnaast wordt de beoordeling van de balans tussen werk en privé en de carrièremogelijkheden bij Lidl bevraagd. Tot slot wordt gevraagd naar de mening over de bedrijfscultuur en de werkomgeving, alsook over benefits en de vooruitzichten om bij Lidl te blijven werken. De notities zijn algemeen en bevatten geen persoonsgegevens, zodat concrete identificatie achteraf niet meer mogelijk is, zelfs niet door Peaches (femfertility GmbH).
De wettelijke basis voor het verwerken van gegevens en het afnemen van de interviews is de expliciete toestemming van de medewerker (art. 6 lid 1 onder a van de AVG). Deze toestemming wordt uitdrukkelijk verleend bij het invullen van de privacyverklaring in de Google Forms-vragenlijst om aan te melden, evenals door het ondertekenen van en akkoord gaan met deze privacyverklaring voorafgaand aan de opstart van het interview. Als de medewerker gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens deelt, is art. 9 lid 2 letter a van de AVG van toepassing. Meer informatie over de gegevensverwerking is terug te vinden in de toestemmingsverklaring.
De deelname aan het interview is vrijwillig. De medewerker kan te allen tijde weigeren om aan het interview deel te nemen of ervoor kiezen om bepaalde vragen niet te beantwoorden. Als de medewerker niet deelneemt, vragen niet beantwoordt of het gesprek stopzet, heeft dit geen gevolgen voor de arbeidsovereenkomst. De medewerker kan de toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Hiervoor kan contact worden opgenomen in de eigen moedertaal met gdpr@wearepeaches.com.
Analyses
De resultaten worden geanalyseerd door Peaches (femfertility GmbH). Na de feedbackperiode stelt Peaches (femfertility GmbH) een resultatenrapport op. Om de anonimiteit van de interviewdeelnemers te garanderen, worden de beoordelingen pas vanaf zeven feedbacks weergegeven. Lidl ontvangt op geen enkel moment concrete persoonsgegevens van Peaches (femfertility GmbH).
De resultaten van het interview worden als geaggregeerde, anonieme rapporten opgesteld die naar de directie van het land en Lidl Stiftung en, waar relevant, ook op groepsniveau met de Schwarz Group. Er zullen rapporten opgesteld worden per tak (heel Lidl) en per land. Hierdoor krijgen we inzicht in de interne waarneming van Lidl als vrouw- en gezinsvriendelijke werkgever aan de hand van een anonieme barometer.
- Ontvanger van gegevens
Peaches (femfertility GmbH) (zie eerder voor contactgegevens) krijgt als externe dienstverlener toegang tot persoonsgegevens en verwerkte gegevens. Daarnaast kan Peaches (femfertility GmbH) zelfstandige tolken inschakelen om in je landstaal met jou te kunnen communiceren. Bovendien kunnen gegevensverwerkers ingeschakeld worden om IT-software ter beschikking te stellen. Voor Lidl is dit Schwarz IT KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm. Overeenkomstig artikel 28 van de AVG zijn contracten afgesloten met de gegevensverwerkers.
Peaches (femfertility GmbH) kan hiervoor andere dienstverleners inschakelen waarbij toegang tot de gegevens vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name uit de Verenigde Staten, niet uitgesloten kan worden. Tot deze aanbieders behoren bijvoorbeeld SimplyBook.me Ltd (Cyprus / EU), Calendly, LLC (USA), Microsoft Corporation, Ltd (USA), Zoom Video Communications, Inc. (USA) en Google LLC (USA). In deze landen geldt soms een lager gegevensbeschermingsniveau dan in de EER, waardoor toegang door veiligheidsautoriteiten niet uitgesloten kan worden en het moeilijker kan zijn om je rechten als betrokkene uit te oefenen. Peaches (femfertility GmbH) garandeert een passend niveau van gegevensbescherming in het derde land aan de hand van passende contractuele maatregelen, met name standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Bewaartermijn
De persoonsgegevens voor de voorbereiding en uitnodiging van de interviewdeelnemers worden tot 3 maanden na het project in het systeem opgeslagen. De onbewerkte resultaten van jouw interview, die zonder persoonsgegevens verzameld worden, worden tot 3 maanden na afloop van het project bij Peaches (femfertility GmbH) bewaard en worden daarna gewist. De toestemmingsverklaringen worden gedurende 3 jaar na deelname bewaard teneinde de verantwoordingsplicht van Peaches (femfertility GmbH) te waarborgen. Lidl heeft gedurende deze tijd geen toegang tot de gegevens.
Als de deelnemer zijn/haar toestemming intrekt, worden de persoonsgegevens hierdoor gewist.
- Jouw rechten als betrokkene
Je bent noch wettelijk, noch contractueel verplicht de verwerkte gegevens ter beschikking te stellen. Deze gegevens zijn evenmin noodzakelijk om een contract af te sluiten. De deelname aan de enquête is vrijwillig voor alle deelnemers.
Volgens art. 15 lid 1 van de AVG heb je het recht om op verzoek gratis informatie te krijgen over de persoonsgegevens die over jou zijn opgeslagen. Als aan de wettelijke voorwaarden voldaan is, heb je recht op rectificatie (art. 16 van de AVG), wissing (art. 17 van de AVG) en beperking van de verwerking (art. 18 van de AVG) van jouw persoonsgegevens alsook recht op overdraagbaarheid van die gegevens (art. 20 van de AVG).
Voor zover de gegevensverwerking op grond van art. 6 lid 1 letter f van de AVG stoelt, beschik je volgens art. 21 van de AVG over het recht om bezwaar te maken. Voor zover de gegevensverwerking op grond van een toestemming volgens artikel 6 lid 1 letter a van de AVG stoelt, kan je die toestemming op elk ogenblik intrekken voor de toekomst, zonder dat dit de rechtmatigheid aantast van de verwerking tot nog toe.
Richt je in de hierboven vermelde gevallen of indien je nog vragen of een klacht hebt, schriftelijk of via e-mail tot de hierboven genoemde contactgegevens.
Daarnaast beschik je over het recht om klacht neer te leggen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Voor personen die in de EU/EER wonen, is de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit de toezichthoudende autoriteit van de lidstaat waar je woont.
Als je nog andere vragen hebt over de verwerking van je gegevens en de uitoefening van je rechten als betrokkene, kan je terecht op het volgende adres: gdpr@wearepeaches.com.
- Gezamenlijke verantwoordelijkheid
Meer informatie over artikel 26 van de AVG:
Aangezien Lidl en Peaches (femfertility GmbH) beide verantwoordelijk zijn voor het proces en dit gezamenlijk uitvoeren, zijn ze gezamenlijk verantwoordelijk voor de bescherming van jouw persoonsgegevens (artikel 26 AVG). Lidl Belgium GmbH & Co. KG is echter als enige verantwoordelijk voor de gegevensverzameling via het Google Form; de verwerking van deze gegevens valt buiten de scope van de gezamenlijke verantwoordelijkheid met Peaches.
In het kader van hun gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben de bovengenoemde ondernemingen vastgelegd wie van hen welke verplichtingen van de AVG nakomt. Dit geldt met name voor het uitoefenen van de rechten van de betrokkenen en de informatieverplichtingen conform artikel 13 en 14 AVG.
De plichten worden over het algemeen gelijkmatig door beide bedrijven nagekomen. Vanaf het moment dat de interviews worden afgenomen, is Lidl echter niet langer verantwoordelijk en is Peaches (femfertility GmbH) de enige verantwoordelijke.
Beide bedrijven maken de conform art. 13 en 14 AVG vereiste informatie in precieze, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm in duidelijke en eenvoudige taal, gratis toegankelijk voor de betrokkenen.
De bedrijven informeren elkaar onmiddellijk over rechten die door betrokkenen ingeroepen worden. Ze stellen elkaar alle vereiste informatie ter beschikking om het verzoek om inlichtingen te beantwoorden.