Déclaration de confidentialité pour « Career Readiness Assessment »
Nous sommes ravis que vous souhaitiez participer à un entretien dans le cadre du projet Career Readiness Assessment.
Votre participation nous permet de recueillir des avis sur la situation actuelle en matière de Career Readiness chez Lidl Belgique. Lors de l’entretien, nous interrogeons les collaborateurs sur l’environnement de travail favorable aux femmes et aux familles, la culture d’entreprise et les perspectives de continuer à travailler pour l’entreprise.
- Le responsable du traitement au sens de l’art. 4(7) du RGPD.
La sélection des participants et le choix des questions d’entretien sont une responsabilité partagée. Le prestataire de services Peaches (femfertility GmbH) est seul responsable du traitement des données après la réalisation des entretiens. Lidl n’a pas accès à ces données. Les responsables du traitement des données au sens de l’article 4, point 7 du RGPD sont :
Sélectionner les participants, définir les questions d’entretien
Lidl Belgium GmbH & Co. KG
Guldensporenpark 90/J
9820 MERELBEKE
Belgique
en collaboration avec
femfertility GmbH
Im Ort 17a
D-27299 Langwedel
(ci-après Peaches)
Conduite des entretiens et rédaction du rapport de résultats
Peaches (femfertility GmbH) (voir ci-dessus pour les coordonnées)
- Finalités et base juridique du traitement
Phase de préparation et processus d’invitation
Lidl Belgium GmbH & Co. KG et Peaches (femfertility GmbH) sont conjointement responsables du processus d’invitation. Avant les entretiens, des critères sont définis afin de déterminer les personnes pouvant y participer et être invitées. La sélection repose sur une combinaison de critères objectifs (par exemple, niveau hiérarchique, lieu de travail, ancienneté) et de critères liés à des étapes spécifiques de la vie (par exemple, responsabilités familiales, temps de travail). Les candidats peuvent postuler volontairement via le formulaire Google partagé. Lidl Belgium GmbH & Co. KG est responsable du traitement des données issues de ce formulaire ; le consentement à ce traitement ayant déjà été donné lors de l’inscription à l’enquête, ce traitement est donc hors du champ d’application des politiques de confidentialité de Peaches. De plus, les profils appropriés (sur la base des critères des formulaires Google) peuvent être contactés directement par le responsable régional (RWC) ou national (chef de projet). Veuillez noter : l’inscription ne garantit pas la participation ; la sélection finale est basée sur la matrice de sélection. Ce projet est organisé par Lidl Belgium GmbH & Co. KG en collaboration avec Peaches (femfertility GmbH).
Si le collaborateur est sélectionné pour un entretien, le coordinateur régional du bien-être ou le/la chef de projet national le contactera (par téléphone ou par e-mail) pour fixer un rendez-vous. Les collaborateurs disposant d’une adresse e-mail professionnelle Lidl recevront une invitation numérique directement dans leur agenda ; pour les autres, l’invitation et l’accès seront organisés via un ordinateur mis à disposition sur place. En s’inscrivant via le formulaire Google, le collaborateur confirme explicitement avoir pris connaissance de la déclaration de confidentialité, garantissant ainsi que le traitement des données personnelles est conforme au RGPD. Les coordonnées du collaborateur (nom et adresse e-mail, le cas échéant) sont ensuite transmises à notre partenaire externe Peaches (femfertility GmbH), qui mènera les entretiens de manière indépendante et confidentielle dans sa langue maternelle.
La base juridique du traitement des données est l’intérêt légitime à améliorer la culture d’entreprise et à permettre aux employés de participer efficacement au processus de retour d’information (art. 6, paragraphe 1, alinéa 1, point f) du RGPD).
Déroulement des entretiens
Peaches (femfertility GmbH) est responsable de la conduite de l’entretien. Lidl ne reçoit à aucun moment de données personnelles (par exemple, le contenu de la conversation, la non-participation ou l’interruption de la conversation) de la part de Peaches (femfertility GmbH), mais uniquement un rapport de résultats agrégés ne permettant pas de tirer de conclusions concernant les personnes physiques.
Voici le texte reformulé dans lequel tous les pronoms personnels ont été remplacés par une formulation neutre se référant au « collaborateur ».
Au cours de l’entretien, un représentant de Peaches (femfertility GmbH), éventuellement accompagné d’un interprète, passera en revue les questions avec le collaborateur. Les questions porteront sur le contrat de travail, ainsi que sur des questions spécifiques relatives aux expériences vécues à différentes étapes de la vie et au retour au travail après des congés pour raisons familiales. En outre, une évaluation est effectuée sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ainsi que sur les perspectives de carrière chez Lidl. Enfin, des questions seront posées sur son opinion concernant la culture d’entreprise et l’environnement de travail, ainsi que sur les avantages sociaux et les perspectives de poursuivre sa carrière chez Lidl. Les notes sont générales et ne contiennent aucune donnée personnelle, rendant toute identification concrète impossible, même pour Peaches (femfertility GmbH).
Le traitement des données et la réalisation des entretiens sont fondés sur le consentement explicite du collaborateur (art. 6, paragraphe 1, point a) du RGPD). Ce consentement est expressément donné lors de la complétion de la déclaration de confidentialité dans le questionnaire Google Forms d’inscription, ainsi que par la signature et l’acceptation de cette déclaration de confidentialité avant le début de l’entretien. Si le collaborateur partage des données de santé ou d’autres catégories particulières de données personnelles, l’art. 9, paragraphe 2, point a) du RGPD s’applique. De plus amples informations concernant le traitement des données sont disponibles dans la déclaration de consentement.
La participation à l’entretien est volontaire. Le collaborateur peut refuser de participer à l’entretien à tout moment ou choisir de ne pas répondre à certaines questions. Si le collaborateur ne participe pas, ne répond pas aux questions ou met fin à l’entretien, cela n’aura aucune incidence sur le contrat de travail. Le collaborateur peut retirer/modifier le consentement à tout moment, avec effet pour l’avenir. Pour toute question, vous pouvez contacter gdpr@wearepeaches.com dans votre langue maternelle.
Analyses
Les résultats sont analysés par Peaches (femfertility GmbH). À l’issue de la période de retour d’information, Peaches (femfertility GmbH) établit un rapport. Afin de garantir l’anonymat des participants, les évaluations ne sont publiées qu’après sept retours. Lidl ne reçoit à aucun moment de données personnelles spécifiques de la part de Peaches (femfertility GmbH).
Les résultats de l’entretien sont compilés sous forme de rapports agrégés et anonymes qui sont envoyés à la direction du pays et à la fondation Lidl, et, le cas échéant, également au niveau du groupe Schwarz. Des rapports seront établis par magasin (pour l’ensemble de Lidl) et par pays. Cela nous permet d’appréhender la perception interne de Lidl en tant qu’employeur favorable aux femmes et aux familles, grâce à un baromètre anonyme.
- Destinataire des données
En tant que prestataire de services externe, Peaches (femfertility GmbH) (voir ci-dessus pour les coordonnées) a accès aux données personnelles et aux données traitées. De plus, Peaches (femfertility GmbH) peut faire appel à des interprètes indépendants pour communiquer avec vous dans votre langue maternelle. Par ailleurs, des sous-traitants peuvent être mandatés pour mettre à disposition des logiciels informatiques. Pour Lidl, c’est Schwarz IT KG Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm. Conformément à l’article 28 du RGPD, des contrats ont été conclus avec ces sous-traitants.
Peaches (femfertility GmbH) peut faire appel à d’autres prestataires de services à cette fin, de sorte que l’accès aux données provenant de pays situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE), en particulier des États-Unis, ne puisse être exclu. Ces prestataires incluent, par exemple, SimplyBook.me Ltd (Chypre/UE), Calendly, LLC (États-Unis), Microsoft Corporation, Ltd (États-Unis), Zoom Video Communications, Inc. (États-Unis) et Google LLC (États-Unis). Dans ces pays, le niveau de protection des données est parfois inférieur à celui de l’EEE, ce qui signifie que l’accès par les autorités de sécurité ne peut être exclu et qu’il peut être plus difficile d’exercer vos droits en tant que personne concernée. Peaches (femfertility GmbH) garantit un niveau adéquat de protection des données dans le pays tiers grâce à des mesures contractuelles appropriées, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
- Durée de conservation
Les données personnelles nécessaires à la préparation et à l’invitation des participants à l’entretien seront conservées dans le système pendant une durée maximale de trois mois après la fin du projet. Les résultats bruts de votre entretien, recueillis sans données personnelles, sont conservés par Peaches (femfertility GmbH) pendant une durée maximale de 3 mois après la fin du projet, puis supprimés. Les formulaires de consentement sont conservés pendant 3 ans après votre participation afin de garantir la responsabilité de Peaches (femfertility GmbH). Lidl n’a pas accès à ces données pendant cette période.
Si le participant retire son consentement, ses données personnelles seront supprimées.
- Vos droits en tant que personne concernée
Vous n’êtes tenu ni légalement ni contractuellement de communiquer les données traitées. Ces données ne sont pas non plus nécessaires à la conclusion d’un contrat. La participation à l’enquête est entièrement volontaire.
Conformément à l’art. 15, paragraphe 1 du RGPD, vous avez le droit de recevoir gratuitement, sur demande, des informations concernant les données personnelles vous concernant qui sont conservées. Si les conditions légales sont respectées, vous avez en outre le droit à la rectification (l’art. 16 RGPD), à la suppression (art. 17 RGPD) et à limitation du traitement (art. 18 du RGPD) de vos données personnelles ainsi que le droit à la portabilité de ces données (art. 20 du RGPD).
Dans la mesure où le traitement des données est basé sur l’art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, vous avez le droit de vous y opposer conformément à l’art. 21 du RGPD. Pour autant que le traitement des données basé sur un consentement s’est fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD, vous pouvez retirer le consentement à tout moment avec effet pour l’avenir, sans que cela affecte la légalité du traitement jusqu’à présent.
Dans les cas mentionnés ci-dessus, ou pour toute question ou réclamation, veuillez nous contacter par écrit ou par e-mail aux coordonnées indiquées.
Vous disposez par ailleurs du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données. Pour les personnes résidant dans l’UE/EEE, l’autorité de protection des données compétente est l’autorité de contrôle de l’État membre où elles résident.
Si vous avez d’autres questions concernant le traitement de vos données et l’exercice de vos droits en tant que personne concernée, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : gdpr@wearepeaches.com.
- Responsabilité conjointe
Plus d’informations sur l’article 26 du RGPD :
Étant donné que Lidl et Peaches (femfertility GmbH) sont tous deux responsables du processus et le réalisent conjointement, elles sont conjointement responsables de la protection de vos données personnelles (article 26 du RGPD). Lidl Belgium GmbH & Co. Toutefois, KG est seule responsable de la collecte des données via le formulaire Google ; le traitement de ces données ne relève pas de la responsabilité conjointe avec Peaches.
Dans le cadre de leur responsabilité conjointe, les sociétés susmentionnées ont déterminé laquelle d’entre elles respecte quelles obligations au titre du RGPD. Ceci concerne notamment l’exercice des droits des personnes concernées et les obligations d’information conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.
Ces obligations sont généralement remplies à parts égales par les deux sociétés. Cependant, dès que les entretiens sont menés, Lidl n’est plus responsable et Peaches (femfertility GmbH) est la seule partie responsable.
Les deux entreprises mettent à la disposition des personnes concernées les informations requises en vertu des articles 13 et 14 du RGPD, de manière précise, transparente, compréhensible et facilement accessible, dans un langage clair et simple.
Les entreprises s’informent mutuellement et sans délai des droits invoqués par les personnes concernées. Elles mettent à la disposition de l’autre toutes les informations nécessaires pour répondre à la demande d’information.